Mensajes de cobro por WhatsApp: plantillas para cada etapa

Qué debe tener un mensaje de cobro

• Quién escribe: el nombre de tu empresa al comienzo.
• Qué se debe: el número de la factura, el valor y la fecha de vencimiento.
• Cómo pagar: un link de pago o los datos para transferir. Si pagar es difícil, el pago se aplaza.
• Un tono amable y claro, que no amenace ni exponga al cliente.
• A quién responder: si ya pagó o tiene una duda, que sepa a quién escribir.

Plantillas por etapa

Cambia lo que va entre llaves por los datos de cada cliente. Están escritas para clientes empresa; si le cobras a personas, revisa también las reglas de la Ley 2300 de 2023.

Antes del vencimiento (2 o 3 días antes)

Hola, {nombre}. Te escribimos de {empresa}. Te recordamos que la factura {número} por {valor} vence el {fecha}. Puedes pagarla aquí: {link}. Si ya la pagaste, ignora este mensaje. ¡Gracias!

El día del vencimiento

Hola, {nombre}. Hoy vence la factura {número} de {empresa} por {valor}. Para pagarla en línea entra aquí: {link}. Si tienes alguna duda, responde este mensaje.

Primera semana de mora

Hola, {nombre}. La factura {número} de {empresa} por {valor} venció el {fecha} y aún aparece pendiente. Puedes pagarla aquí: {link}. Si ya hiciste el pago, envíanos el soporte para registrarlo.

Segunda insistencia (15 a 30 días de mora)

Hola, {nombre}. Te escribimos de nuevo de {empresa} por la factura {número}, vencida desde el {fecha}, por {valor}. ¿Podemos ayudarte con algo para ponerla al día? Puedes pagar aquí: {link}, o respondernos para acordar una fecha de pago.

Estado de cuenta con varias facturas

Hola, {nombre}. Te compartimos el estado de cuenta de {empresa}: tienes {cantidad} facturas pendientes por un total de {total}. Puedes ver el detalle y pagar una o varias aquí: {link}.

Más de 30 días de mora

Hola, {nombre}. La factura {número} de {empresa} por {valor} tiene {días} días de vencida. Queremos resolverlo contigo antes de iniciar el cobro prejurídico. Puedes pagarla aquí: {link}, o respondernos hoy para acordar un plan de pago.

Si el cliente no responde, sigue con una carta formal: hay un modelo en la guía de cómo cobrar cartera vencida.

Confirmación del pago

Hola, {nombre}. Recibimos tu pago de {valor} de la factura {número}. ¡Gracias por estar al día con {empresa}!

En la plataforma de WhatsApp Business, los mensajes que tu empresa envía fuera de una conversación abierta deben ser plantillas aprobadas por Meta, y el cliente debe haber aceptado recibir tus mensajes. Escribe las tuyas con variables, como las de arriba, y envíalas a aprobación antes de usarlas.

Cuándo y cada cuánto escribir: la Ley 2300 de 2023

La Ley 2300 de 2023, conocida como «Dejen de fregar», regula cómo y cuándo se puede contactar a un consumidor para cobrarle. Aplica a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y a las personas naturales y jurídicas que hacen gestiones de cobranza, directamente o por medio de terceros.

• Horario: de lunes a viernes, de 7 a. m. a 7 p. m., y los sábados, de 8 a. m. a 3 p. m. Los domingos y festivos no se puede contactar.
• Frecuencia: una vez establecido el contacto directo con el consumidor, no se le puede contactar por varios canales en la misma semana ni más de una vez en el mismo día.
• Canales: solo los que el consumidor autorizó.
• Terceros: la ley también limita el contacto con personas distintas al deudor, como sus referencias.

Si tus clientes son empresas, hay discusión sobre si la ley aplica, porque protege al consumidor. Lo prudente es seguir sus reglas igual y revisar tu caso con tu abogado. Esta guía es informativa y no es asesoría legal.

Con Lakuenta tú eliges el día, la hora y el canal de los recordatorios automáticos: prográmalos dentro de ese horario y con una frecuencia que no repita el contacto el mismo día.

Cómo enviarlos sin hacerlo a mano

Escribir uno por uno funciona con pocos clientes. Con decenas de facturas al mes se vuelve un trabajo que se come horas de la semana, y siempre se queda alguien por fuera.

Lakuenta se conecta a Siigo o Alegra y envía el recordatorio por WhatsApp y correo en los días y a la hora que programes, a cada cliente con una factura vencida o que vence en los próximos 2 días. El mensaje lleva el total pendiente y un botón con el link de pago, y cuando el cliente paga, el pago queda registrado en tu ERP.

El mensaje de WhatsApp que envía Lakuenta es una plantilla aprobada por Meta, con el nombre de tu cliente, el de tu empresa, el total pendiente y el botón de pago. Las plantillas de esta guía son para tus mensajes manuales o para tu propia cuenta de WhatsApp Business.

Errores comunes

• Mandar solo «¿Me confirmas el pago?», sin decir qué factura ni cuánto.
• No incluir una forma de pagar: el cliente tiene que pedir los datos y la conversación se enfría.
• Escribir de noche, los domingos o varias veces el mismo día.
• Amenazar al cliente o exponerlo frente a otros, por ejemplo en un grupo.
• Registrar tarde los pagos y seguir cobrando una factura que ya se pagó.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrarle a un cliente por WhatsApp?

Sí, si el cliente te dio ese número como canal de contacto y respetas el horario y la frecuencia de la Ley 2300 de 2023. Para enviar mensajes a muchos clientes o de forma automática se necesita la plataforma de WhatsApp Business y plantillas aprobadas por Meta.

¿Cuántas veces le puedo escribir a un cliente que me debe?

Según la Ley 2300 de 2023, una vez establecido el contacto directo con el consumidor, no más de una vez al día ni por varios canales en la misma semana, de lunes a viernes de 7 a. m. a 7 p. m. y los sábados de 8 a. m. a 3 p. m.

¿Qué hago si el cliente dice que ya pagó?

Pídele el soporte y revísalo contra tu banco antes de volver a escribirle. Con Lakuenta, los pagos hechos por el link quedan registrados en el ERP con su factura, y esa factura deja de cobrarse.

¿Sirve la aplicación de WhatsApp Business?

Para pocos clientes, sí: puedes guardar estas plantillas como respuestas rápidas. Para escribirle a muchos clientes de forma automática se necesita la plataforma de WhatsApp Business, que es la que usa Lakuenta.

Sigue leyendo

• Cómo cobrar cartera vencida: Etapas del cobro, DSO y un modelo de carta.
• Cobranza automática en Siigo: Recordatorios con link de pago y recibo de caja automático.
• Cobranza automática en Alegra: Recordatorios con link de pago y el pago registrado en Alegra.
• Cobranza Score: Diagnóstico gratis: cuánto te cuesta cobrar a mano.