Cómo cobrar cartera vencida: etapas, indicadores y modelo de carta

Mide primero: edades de cartera y DSO

La cartera vencida es la suma de las facturas que pasaron su fecha de vencimiento sin pagarse. Para saber dónde actuar, clasifícala por edades:

El DSO: cuántos días tardas en cobrar

El DSO (días de venta pendientes de cobro, o periodo promedio de cobro) dice cuántos días pasan, en promedio, entre la venta y el pago:

DSO = (cuentas por cobrar ÷ ventas a crédito del periodo) × días del periodo

Ejemplo: si al cierre de un trimestre (90 días) tienes $120 millones por cobrar y en ese trimestre vendiste a crédito $360 millones, tu DSO es (120 ÷ 360) × 90 = 30 días. Compáralo con el plazo que les das a tus clientes: si das 30 días y tu DSO es 45, en promedio te pagan 15 días tarde.

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Las etapas del cobro

1. Preventiva: antes del vencimiento

Un recordatorio 2 o 3 días antes de que venza la factura, con el valor, la fecha y el link de pago. Es la etapa que menos cuesta y evita que la factura entre en mora. Tienes plantillas listas en la guía de mensajes de cobro por WhatsApp.

2. Administrativa: los primeros 30 días de mora

Mensajes amables por WhatsApp o correo el día del vencimiento y en la primera semana de mora. Confirma que el cliente recibió la factura y que no tiene un problema con ella, como un valor errado o una orden de compra pendiente.

3. Persuasiva: de 31 a 90 días

Llama a quien autoriza los pagos, envía el estado de cuenta completo y haz una propuesta concreta: pagar hoy por el link o un acuerdo de pago con fechas. Deja por escrito lo que se acuerde.

4. Prejurídica: más de 90 días

Envía una carta formal de cobro, con un plazo para pagar antes de iniciar acciones legales. Abajo tienes un modelo. Si el cliente no responde, revisa el caso con tu abogado.

5. Jurídica

El cobro ante un juez, por lo general con un proceso ejecutivo. Tiene costos y tiempos propios: evalúalo con tu abogado según el valor de la deuda.

Intereses de mora y tasa de usura

Si cobras intereses de mora, no pueden superar la tasa de usura que certifica la Superintendencia Financiera de Colombia. Si en la factura o el contrato no pactaste otra tasa, el interés de mora en los negocios comerciales es una y media veces el interés bancario corriente (artículo 884 del Código de Comercio). Cobrar por encima de ese tope hace perder los intereses y puede ser delito.

La tasa cambia cada mes: consulta la vigente en la Superintendencia Financiera antes de liquidarlos.

Modelo de carta de cobro

Carta de cobro prejurídico

{Ciudad}, {fecha}

Señores
{Razón social del cliente}
NIT {NIT del cliente}
Atención: {nombre de quien autoriza los pagos}

Asunto: cobro de la factura {número}

Respetados señores:

Según nuestros registros, la factura {número} del {fecha de la factura}, por {valor}, venció el {fecha de vencimiento} y a la fecha está pendiente de pago.

Les pedimos realizar el pago a más tardar el {fecha límite}, por el link {link de pago} o por transferencia a la cuenta {datos de la cuenta}. Si ya hicieron el pago, les agradecemos enviarnos el soporte a {correo} para registrarlo.

Si en ese plazo no recibimos el pago ni una propuesta de acuerdo, pasaremos el caso a cobro prejurídico. Estamos disponibles para acordar un plan de pago en el {teléfono}.

Cordialmente,

{Nombre}
{Cargo}
{Empresa} · NIT {NIT}

Envíala por un canal que deje constancia, como correo electrónico con acuse de recibo o correo certificado, y guarda la copia.

Cómo evitar que la cartera se venza

• Factura a tiempo y a la persona correcta: la factura que llega tarde se paga tarde.
• Pon un link de pago en cada recordatorio: pagar no debería exigir pedir datos ni hacer una transferencia a mano.
• Recuerda antes del vencimiento, no solo después.
• Registra los pagos el mismo día, para no cobrarle a quien ya pagó.
• Revisa la cartera por edades cada semana y el DSO cada mes.

Lakuenta automatiza las dos primeras etapas: envía los recordatorios por WhatsApp y correo con el link de pago, recibe el pago en línea y lo deja registrado en Siigo o Alegra. Así el Club Unión redujo 35 % su cartera vencida.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la cartera vencida?

Las cuentas por cobrar cuya fecha de pago ya pasó. Se mide por edades (1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días) y con el DSO, los días que tardas en promedio en cobrar.

¿Cómo se calcula el DSO?

DSO = (cuentas por cobrar ÷ ventas a crédito del periodo) × días del periodo. Con $120 millones por cobrar y $360 millones vendidos a crédito en un trimestre de 90 días, el DSO es de 30 días.

¿Puedo cobrar intereses de mora?

Sí, sin superar la tasa de usura que certifica la Superintendencia Financiera. Si no pactaste otra tasa, el interés de mora en los negocios comerciales es una y media veces el interés bancario corriente.

¿Cuándo paso una cuenta a cobro prejurídico?

No hay una regla única: es común hacerlo después de 90 días de mora o cuando el cliente deja de responder. Defínelo en tu política de crédito y revísalo con tu abogado.

¿Puedo reportar a un cliente en las centrales de riesgo?

Solo si te autorizó a hacerlo y le avisas antes, como exige la Ley 1266 de 2008 de habeas data financiero. Revísalo con tu abogado.

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